Wordの翻訳・アクセシビリティチェック・パスワード保護の使い方｜共有前の確認基本

Word文書を人に渡す前は、翻訳、アクセシビリティ、パスワード保護を確認しておくと、共有後の直し戻りを減らせます。

Word初心者向け

共有前は、翻訳・読みやすさ・保護を確認する

Wordには、文書の内容を英語に翻訳する機能、読みづらい箇所を確認する機能、パスワードで文書を保護する機能があります。どれも毎回使う必要はありませんが、文書を人に渡す前に知っておくと便利です。

この記事で分かること

翻訳は、短い範囲で意味を確認したいときに使う

結論

「校閲」タブの「翻訳」を使うと、選択した文字列を別の言語に翻訳できます。

Wordの翻訳機能は、文書内の言葉や短い文章の意味を確認したいときに使えます。

ただし、翻訳結果がいつも自然で正確とは限りません。提出文書や社外向け文書では、翻訳結果をそのまま使わず、意味が合っているかを確認してください。

注意

社外秘の内容や個人情報を含む文書では、会社のルールを先に確認してください。翻訳機能を使えるかどうかは、職場の設定や利用ルールで変わります。

結論

アクセシビリティチェックを使うと、読みにくい色、画像の説明不足、構造の問題などを確認できます。

アクセシビリティとは、さまざまな人が文書を読みやすく使える状態にする考え方です。

たとえば、文字色と背景色の差が小さいと、読みづらい人がいます。画像に説明がない場合も、読み上げ機能を使う人には内容が伝わりにくくなります。

ポイント

チェック結果が出ても、すべてを機械的に直す必要はありません。提出先や社内ルールに合わせて、必要な箇所から直してください。

結論

「ファイル」タブの「情報」から「文書の保護」を開くと、パスワードを使って文書を暗号化できます。

見積書、契約前の資料、個人情報を含む文書などは、誰でも開ける状態のまま送ると危険な場合があります。

Wordでは、パスワードを設定して文書を保護できます。正しいパスワードを入力しないと、文書を開きにくくできます。

重要

設定したパスワードを忘れると、文書を開けなくなる場合があります。パスワードの管理方法や共有方法は、会社のルールに従ってください。

共有前に見る順番

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Wordの翻訳、アクセシビリティチェック、パスワード保護は、文書を作る途中よりも、人に渡す前の確認で役立ちます。

最初は、翻訳結果を確認する、読みにくい箇所を見る、必要な文書だけ保護する。この3つを覚えておけば十分です。

次回候補

次は、Wordの検索と置換を使って、同じ言葉をまとめて直す基本操作を整理します。