Wordで取引先向けの文章を入力する方法

取引先向けの文書は、入力する順番を決めると整えやすくなります。

Word文書作成

用紙設定から本文・記書きまで順番に入力する

最初からきれいに見せようとせず、用紙、余白、日付、自社情報、見出し、挨拶文、本文の順で入れると崩れにくくなります。

この記事で分かること

1. 用紙サイズと基本スタイルをそろえる

結論

まずA4に設定し、見出しや本文に使う基本スタイルを確認します。

取引先に送る文書は、用紙サイズや余白がばらつくと読みにくくなります。最初にレイアウトタブを開き、用紙サイズをA4にしておくと、後の入力が安定します。

結論

外部に出す文書は、余白を少し広めに取り、標準的な文字数と行数にしておくと読みやすくなります。

余白は、狭すぎると詰まった印象になります。標準の余白から始め、必要に応じて文字数や行数を確認します。細かく調整する場合は、ページ設定ダイアログを使います。

結論

上部には、日付、会社名、部署名、氏名を入れます。連絡先は必要な場所にまとめます。

日付は右側、自社情報はその下に入れる形がよく使われます。住所や電話番号をすべて上部に入れると詰まりやすいため、今回のように「記」の項目へ連絡先を回す方法もあります。

結論

見出しは、受け取る相手が内容をすぐ理解できるように短くします。

見出しは文書の件名です。「新サービス体験会のご案内」のように、何の案内なのかが一目で分かる言葉にします。見出しの後にはEnterで1行空けると、本文との区切りがはっきりします。

結論

頭語、挨拶文、結語を入れると、取引先向けの文書らしい形になります。

ビジネス文書では、本文の前に「拝啓」などの頭語を置きます。Wordのあいさつ文機能を使うと、季節や用途に合った表現を選びやすくなります。

注意

挨拶文は業界や会社の慣習で変わります。迷う場合は、過去に使われている社内テンプレートを優先してください。

結論

本文では案内の内容を説明し、「記」以下に日時、会場、住所、連絡先などをまとめます。

挨拶文の後に本文を入力します。本文が長くなる場合も、まずは案内の目的、開催する内容、参加してほしい理由を短く整理します。その後、「記」と入力して、日時や会場などの詳細情報を並べます。

取引先向け文書は、順番と余白をそろえるだけで読みやすくなります。

最初にやることは、既存テンプレートを開き、A4と余白を確認することです。

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次に読むなら

文書の入力に慣れたら、ヘッダー・フッター、ページ番号、図や表の配置も合わせて確認すると、提出用文書を整えやすくなります。